La facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya tiene un calendario de implantación definido. Para las empresas, el principal reto será adaptar sus programas, controlar la información de los pagos y organizar sus procedimientos internos.
1. Normativa y obligaciones para las empresas
La Ley 18/2022 introdujo esta obligación, desarrollada por el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026. Enviar una factura en PDF por correo electrónico no bastará, por sí solo, para cumplir con los requisitos de facturación electrónica estructurada.
El régimen comenzará el 6 de octubre de 2027 para quienes superen los ocho millones de euros de volumen de operaciones a efectos del IVA en el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales. La obligación de comunicar estados y pagos se extenderá a las restantes personas físicas y entidades en atribución de rentas el 6 de octubre de 2029. Por tanto, existen diferencias transitorias en las obligaciones de información.
Durante los primeros doce meses de aplicación a quienes superen los ocho millones de euros, las facturas deberán acompañarse también de un PDF legible, salvo aceptación expresa del destinatario para recibir solo el formato estructurado. Este PDF será complementario y no sustituirá a la factura electrónica.
La normativa también introduce la obligación de comunicar determinados estados de las facturas y de los pagos. Una vez realizado el pago completo, el destinatario deberá informar de este y de su fecha efectiva en un plazo máximo de cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, cuando le resulte exigible dicha comunicación.
Por ello, las empresas deberán poder identificar con precisión las facturas pagadas, pendientes o discutidas, y coordinar los datos de facturación con la contabilidad y la tesorería.
2. Las empresas podrán conservar su software
La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública gratuita. Sin embargo, las empresas podrán seguir utilizando sus programas habituales siempre que cumplan los requisitos técnicos y de interoperabilidad. Cuando la factura se emita en una plataforma privada, también deberá enviarse una copia fiel a la solución pública.
Será necesario comprobar el intercambio de facturas estructuradas, la identificación electrónica, el envío de copias y la conciliación contable. Conviene solicitar al proveedor informático un plan de adaptación por escrito, que detalle conexiones, pruebas, gestión de errores y responsabilidades, y no conformarse con que anuncie que su programa está «preparado».
3. ¿Cómo deben prepararse las empresas?
El primer paso es analizar cómo se emiten, reciben y pagan actualmente las facturas. Conviene identificar las operaciones nacionales entre empresarios y profesionales afectadas, confirmar el calendario aplicable y revisar el proceso completo, desde la emisión de cada factura hasta el registro de su cobro.
A continuación, las empresas deberían solicitar a su proveedor informático un calendario concreto de adaptación y realizar pruebas de intercambio, trazabilidad y conciliación de facturas con la contabilidad. También es recomendable revisar los datos de clientes y proveedores, las condiciones de pago y las referencias de las facturas para evitar errores o duplicidades.
La organización interna será tan importante como la tecnología. Habrá que determinar quién comprueba la recepción de las facturas, gestiona rechazos y rectificaciones, registra pagos parciales o fuera de plazo y comunica los estados de pago cuando corresponda. En empresas con varias sociedades, delegaciones o equipos de facturación, será especialmente útil establecer criterios comunes y nombrar a una persona responsable de coordinar las incidencias.
Por último, es aconsejable formar con antelación a los equipos de administración, finanzas y, cuando proceda, al personal comercial. Asimismo, esta obligación debe distinguirse de las reglas específicas sobre programas de facturación, incluido VERI*FACTU: cumplir una normativa no supone cumplir automáticamente la otra.
Conclusión
Prepararse para la factura electrónica no consiste únicamente en disponer de un programa compatible. Es una oportunidad para mejorar la gestión de facturas, el seguimiento de los cobros y los controles internos. Anticiparse permitirá resolver incidencias antes de que lleguen los plazos obligatorios.